moritaku-PT’s blog

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ほんと無駄な会議減らす方法!攻略法3選

 

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今回は職場でよくある無駄な会議について考えていきます。

 

皆さんも経験ありますよね。『この会議本当にいるの?』『自分がいる意味あるのか』

 

このように時間ばかり無駄にかかってしまい、結局何も決まらなかった。

 

なんてことは誰でも経験があります。

 

そんな『無駄な会議』について、長くなってしまう原因と

 

そんな会議を攻略する方法を書いていきます。

 

 

 

なんで『無駄な会議』は長くなるのか?原因

・わざわざ人を集めて言うほどでもない会議

これは結構よくあることですね。 

 

別にわざわざ人を集めなくてもLINEやメールなどで伝えられるような、

 

報告・連絡を平気で行ってしまうことです。

 

上司からすれば「面と向かって話した方がいい」「感情が伝わる」とか

 

ありますが、参加する方からすれば時間の無駄でしかありません。

 

この時間を使えば他の仕事ができたし、

 

そのせいで昼休みが無くなったりするのは、たまったもんじゃありません。

 

・制限時間が決まってない、終了時間がルーズになっている

『無駄な会議』には時間が決まってなかったり、

 

終了時間が曖昧な会議がほとんどです。

 

なので話が脱線しまくり、本来の議題とはまた別な問題が出てきたりして、

 

尚更、会議が長引きます。

 

終了時間が見えないといつまで続くのかわからず、集中力も途切れてしまいます。

 

またそんな会議に参加する人は、「また余計な会議始まるな」とか

 

「早くおわんねーかな」としか思ってないので、

 

積極的な意見なんで出るわけがありません。

 

・参加する必要のない人が参加してる

管理職数人だけで話し合えば済むような内容も、無駄に下っ端が参加させられたり

 

して「これ本当にいるのか」と思うことは多々あります。

 

・無理に他人の意見を求める

まだ会議の内容もわからないような新人に意見を求めたり、

 

無理に参加者一人一人に意見を求めたりします。

 

それは経営方針などの参加者が話し合って決めなければならない内容であれば、

 

参加者一人一人が意見しなければなりませんが、

 

そうでない場合が多いです。

 

そうでない定例的な会議で、一人一人に意見を求める行為は、

 

会議が長引く原因でしかありません。

 

『無駄な会議』を避ける攻略法!3選

・司会進行役や議長をしっかりと決める

これを決めていない会議は絶対長引きます!断言します!

 

この役はとても重要だと思っていて、話が脱線しそうになったらしっかりと修正し

 

関係ない議論を進めようとする参加者には指導する必要があります。

 

この役の力量により時間が左右されるといっても過言ではないので、

 

そういった管理のできる人間を選ぶことをお勧めします。

 

・あらかじめ議論する内容決め、資料を配布しておく

資料があるのであれば、事前に参加者に配布し、目を通してもらうと良いです。

 

会議が始まる直前に配布すると、初めて資料に目を通す参加者が多く、

 

資料の内容を理解するのに時間を取られます。

 

また事前に配布した資料からあらかじめ意見をもらっておくと、

 

さらに時間短縮になると思います。

 

・会議の時間を明確に決める

時間をしっかりと制限することで、参加者もそれを意識するようになるので

 

本当に必要な話題の議論だけをすることができます。

 

時間を超えてしまいそうになったら、

 

議長が責任責任を持って強制終了すればいいんです。

 

 

この3つを行うだけでも会議の無駄な時間は相当短縮できると思います。

 

 

 

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